PROTREMO connects – Management-System für effizientes Smart-Working

In Zusammenarbeit mit unserem Partner sedus bieten wir Ihnen eine intelligente Lösung für die Nutzung und das effiziente Handling von Arbeitsplätzen in Smart-Working Umgebungen. Heißt, Arbeitsplätze in flexiblen Arbeitswelten. Mitarbeiter wählen individuell den gerade am besten passenden Arbeitsplatz aus. Per Smartphone oder anderen Endgeräten kann jeder Mitarbeiter Bequem einen freien Arbeitsplatz finden und buchen oder einen Besprechungsräume reservieren. Das Facility Management kann die Belegungsdaten dann nutzen, um die Arbeitsumgebungen zu optimieren. Freie Arbeitsplätze finden, reservieren und buchen – ganz einfach mit PROTREMO und sedus se:connects.

Die Komplettlösung ohne Kompromisse

Alles geht Hand in Hand. Wir liefern den Service, die Software und die passende Hardware. Sie entscheiden sich für die Komplettlösung, wir kümmern uns um den Rest.


Sie profitieren von unserer Komplettlösung und genießen viele Vorteile


Smart Working ist nicht nur ein Trend, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Wo früher feste Arbeitsplätze und starre Strukturen die Bürolandschaften prägten, profitieren heute immer mehr Unternehmen von den Vorteilen des Smart-Working-Konzepts. Die freie Wahl des Arbeitsplatzes – je nach Aufgaben und Vorlieben – verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend. Und trägt damit wesentlich zu mehr Wirtschaftlichkeit und Arbeitszufriedenheit bei.

Flexibler zusammenarbeiten

Der nonterritoriale Charakter des Activity-Based-Working sorgt für mehr Flexibilität und erleichtert die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen. So können zum Beispiel die Mitglieder eines Projektteams ihre Arbeitsplätze anlassbezogen in unmittelbarer Nachbarschaft wählen, so dass eine direkte Zusammenarbeit ohne lange Wege möglich ist


Besser kommunizieren

Räumliche Nähe begünstigt auch die Kommunikation. Je direkter Informationen und Ideen ausgetauscht werden können, desto besser für die Qualität und das Ergebnis der Arbeit. Mit kommunikationsfördernden Zonen wie Gruppenarbeitsplätzen oder Lounges stimuliert Smart Working die Kommunikation und trägt zum direkten Informationsaustausch der Mitarbeiter bei. Und wo sich Mitarbeiter wohl fühlen, sind sie meist auch produktiver.

Produktiver arbeiten

Kurze Wege und ein direkter Austausch mit Kolleginnen und Kollegen wirken sich positiv auf die Produktivität aus. Denn wo die Zusammenarbeit enger ist, reduziert sich auch der Aufwand für Abstimmungen. Projekte können schneller vorangetrieben, Entscheidungen schneller getroffen werden. Ergebnisse werden in kürzerer Zeit erreicht und fallen meist besser aus.


Fläche effizienter nutzen

Smart Working bietet nicht nur Vorteile für Mitarbeiter. Auch für Unternehmen lohnt sich das Konzept. Denn mit intelligenten Smart-Working-Lösungen wie se:connects können Flächen effizienter genutzt werden. Facility-Manager können wenig frequentierte Bürobereiche sofort identifizieren und darauf reagieren – entweder mit einer Umnutzung oder mit einer selektiven Reduktion der Betriebskosten.

Hardware für Ihre Smart-Working-Lösung


Alle Sensoren und Empfänger können optisch unauffällig an Möbeln installiert werden. Die Sensoren zeichnen sich durch ihre kleinen Abmessungen und eine sehr lange Batterielaufzeit aus. Sie können auch im Nachhinein an bereits vorhandenes Mobiliar angebracht werden. Diese sind standardmäßig in Schwarz oder Weiß verfügbar (optional auch in weiteren Farben.) Für die Nutzung von se:connects werden die Sensoren an Stühlen und Tischen installiert. So können die Daten im Gateway gesammelt und an die Cloud gesendet werden, sodass die App sie auslesen kann.



Mit der App alles auf einen Blick


Garantierte Anonymität für Ihre Mitarbeiter: Anhand der Daten ist es nicht möglich, Bewegungsprofile zu erstellen oder Nutzer zu identifizieren.


Freien Arbeitsplatz finden, buchen und nutzen

In der se:connects App ist der gesamte Bürogrundriss mit allen Arbeitsplätzen hinterlegt. Jede Belegung und Buchung wird angezeigt, sodass der Benutzer sofort erkennen kann, welche Plätze belegt (gelb) oder gebucht (rot) sind und welche zur Verfügung stehen (grün). Dabei helfen die Filteroptionen einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden, je nach dem, ob konzentriertes Arbeiten, Austausch oder Zusammenarbeit gefragt ist.

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Kollegen finden

In der App sind alle Mitarbeiter mit Namen und Kontaktdaten hinterlegt. Wird auf den Namen des gesuchten Kollegen getippt, zeigt se:connects den aktuellen Arbeitsplatz an. Mitarbeiter, die häufiger gesucht werden oder zum Beispiel Mitglieder eines bestimmten Projektteams sind, können in einer Favoritenliste gespeichert werden.

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Besprechungsräume belegen

Das Prinzip der Raumbuchung ist simpel: Zuerst werden die Teilnehmer für die Besprechung ausgewählt, dann kann über die Filteroptionen notwendiges technisches Equipment, wie zum Beispiel Videokonferenzanlage oder Smartboard, hinzugefügt werden. Anhand der Kriterien und Anzahl der Personen wird von se:connects dann ein passender Raum vorgeschlagen. Alternativ kann jedoch auch jeder freie Raum gebucht werden.

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Gezielte Analyse und aussagekräftige Auswertung

Welche Arbeitsplätze sind bei den Mitarbeitern am beliebtesten und welche werden kaum genutzt? Wird wirklich ein weiterer Konferenzraum benötigt, wenn die Auslastung der vorhandenen Räume bei gerade einmal 30 % liegt? Diese und weitere Fragen lassen sich mit se:connects im Handumdrehen beantworten.


Höchste Sicherheit in der Cloud

Die Statusdaten der Arbeitsplatzbelegung werden standardmäßig via IoT-Gateway in die Cloud übertragen und laufend synchronisiert. Die Cloud stellt die Daten für die App und die Analysetools zur Verfügung, sodass Mitarbeiter und Facility Manager die Arbeitsplatz- und Raumbelegungen ganz einfach – beispielsweise über den Kalender von Office Outlook – abrufen können. Je nach Schnittstelle können auch externe Systeme, wie zum Beispiel Cateringservice und Parkplatzmanagement oder Zutrittskontrollen zusätzlich eingebunden werden.


Damit Ihre Daten sicher sind

se:connects läuft standardmäßig im „Kapsch Earth Data Safe Rechenzentrum“, das 900 Meter in den Berg gebaut, Österreichs sicherstes Rechenzentrum ist. Dabei sind alle Daten, die erfasst werden im Kapsch Data Safe gesichert und der Server verfügt über alle sicherheitsrelevanten Zertifizierungen. Da die Cloud-Plattform containerbasiert ist, kann sie auch auf einem externen Rechenzentrum gehostet werden.


Höchste Standards bei Sicherheit und Datenschutz

Facility Manager und alle, die die Webplattform zur Analyse nutzen, verfügen ausschließlich über anonymisierte Daten. So können bei der Auswertung einzelne Nutzungszeiten zu keiner Zeit einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden. Die personenbezogenen Daten und individuellen Buchungen, die bei der Nutzung von se:connects kurzzeitig benötigt werden (um beispielsweise Kollegen zu finden), werden nach jedem Tag automatisch gelöscht. Das komplette System ist somit DSGVO-konform.


Service – Bequemer kann Smart Working kaum sein

Von der ersten Beratung über die Analyse bis hin zur aktiven Nutzung kümmern wir uns um alle notwendigen Schritte. Damit die Einrichtung von se:connects ganz einfach für Sie wird.




1. Workshop und Implementierung

Ob bereits vorhandene Bürostrukturen oder neue Einrichtung: Im gemeinsamen Workshop werden die vorhandenen Flächen gesichtet, die Grundrisspläne übernommen und die Funktionalitäten der App definiert. Dann geht es an die Implementierung.

2. Analyse und Auswertung

Mit se:connects Analytics – dem Systemmodul zur reinen Auswertung – können zum Beispiel Facility Manager über einen definierten Zeitraum die aktuellen Belegungsdaten der Bürofläche dokumentieren.

3. Workplace Consulting und Umstrukturierung

Auf Basis der Analyseergebnisse erarbeitet das Workplace Consulting ein Konzept, das unterschiedliche Arbeitsweisen und Bedürfnisse berücksichtigt. So kann die vorhandene Fläche umstrukturiert und optimal genutzt werden

4. Smart Working Umgebung mit se:connects Professional

Mitarbeiter nutzen se:connects Professional: Im individuell optimierten Smart Office wird die intelligente Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen sowie das Auffinden von Kollegen möglich.

PROTREMO Workplace Consulting

Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung und Planung Ihrer Smart-Office Arbeitswelt.

Erfahrende Experten im Workplace Consulting helfen Ihnen bei der Analyse und der anschließenden Konzeption oder Optimierung Ihrer Arbeitswelt. Aus den Erkenntnissen der momentanen Nutzung der Bürofläche werden Möglichkeiten abgeleitet, Chancen ermittelt und auf Basis der Ergebnisse ein Planungsrahmen erarbeitet, mit dem dann wiederum ein zukunftsfähiges, innovatives Bürokonzept entwickelt werden kann. Mit genau den Work Settings, die die jeweiligen Tätigkeiten und Arbeitsweisen ideal unterstützen. Für ein maßgeschneidertes Bürokonzept, das die Unternehmensziele und das Wohl der Mitarbeiter im Blick hat.

Unser Workplace Consulting ist unabhängig vom Kauf neuer Büromöbel. Wir optimieren Ihre bestehende Bürofläche auch mit den bereits vorhandenen Möbeln.

Ihr Ansprechpartner:

Holger Herbst
hh@protremo.com
Telefon +49 2339 911 260

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Für eine kostenlose Erstberatung. Diese beinhaltet:

Beratungsgespräch mit Erläuterung der IST-Situation und der angestrebten Ziele

Überprüfung der aktuellen Arbeitswelt in Ihrem Unternehmen

Erarbeitung eines Konzeptes zur Umsetzung

Kostenkalkulation

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